Impreza w pigułce

Udana impreza integracyjna to solidny fundament na którym można zbudować zgrany i silny zespół. To również bardzo skuteczny sposób na zacieśnienie kontaktów z klientami. Event może mieć większą moc niż kolejna reklama w prasie. Przedsiębiorcy na szczęście coraz częściej zauważają potrzebę inwestycji w takie wydarzenia. Dobrze zorganizowane imprezy potrafią nie tylko znieść bariery komunikacyjne pomiędzy pracownikami i ułatwić im współpracę, ale również umocnić lojalność  klientów wobec naszej firmy. Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że organizacja imprezy integracyjnej to duże przedsięwzięcie. Podzielimy się z Wami kilkoma najważniejszymi aspektami  organizacji. Nie są to wszystkie elementy i przedstawione tylko zajawkowo tak by uzmysłowić Wam o jak wielu rzeczach trzeba pamiętać organizując event – taka wiedza w pigułce.

Po co to całe zamieszanie ?

Cel imprezy czyli najważniejszy elementem procesu organizacji.  Już na początku powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie: po co robimy event? Integracja, szkolenie, podziękowanie dla klientów, pracowników? Im lepiej zdefiniujemy cel naszego spotkania, tym lepiej będziemy w stanie dopasować do niego kolejne elementy, jak chociażby lokalizacja lub motyw przewodni imprezy.

Uczestnicy wydarzenia

Zupełnie inne priorytety towarzyszą imprezom organizowanym dla pracowników firmy a zupełnie inne w przypadku wydarzeń dedykowanych jej klientom. Jeśli jest to impreza, która ma na celu poprawę komunikacji pomiędzy pracownikami firmy zastanów się jaka jest struktura w hierarchii firmy, kto ze sobą ściśle współpracuje, a kogo warto zintegrować. Pracownicy których działów mają ze sobą mniejszy kontakt (np. tylko poprzez e-maile). Wtedy będziesz wiedział, jak zaplanować aktywności, na jakie zespoły ich podzielić to kluczowy element. Na Twojej imprezie będą klienci? Zadbaj o to, by każdy z nich czuł się wyjątkowo, postaraj się porozmawiać z każdym choć przez chwilę. Możesz do tego zaangażować pracowników swojej firmy. Nigdy nie pozostawiaj klientów samych - mogą poczuć się niechciani, a przecież nie tego chcesz!

Atrakcje, motyw imprezy

Na początek zastanów się czego na swojej imprezie na pewno nie chcesz – to może być przełomowe w szukaniu odpowiedniej koncepcji. Pracownicy mogą czuć się źle na przymusowej grze logicznej, ale za to zgodzą się na  rekreacyjny spływ kajakowy. Zapytaj zespół, co im odpowiada, daj do wyboru kilka opcji. Klienci z kolei niechętnie mogą wykonywać męczące survivalowe zadanie, ale w zawodach off-roadowych z nagrodami wezmą udział z wielką ochotą. Jeśli masz niewielu klientów i bardzo dobrze ich znasz – możesz postawić na bardziej ekstremalne atrakcje. W przypadku licznej grupy klientów, z którymi sporadycznie masz kontakt – zainwestuj w coś mniej szalonego. Poszukiwanie skarbów, paintball, piknik rodzinny z nagrodami, wyprawa na quadach, szaleństwo na wodzie, czy w parku linowym? Pomysłów jest mnóstwo! Jak brakuje Ci weny to przejrzyj naszą stronę albo zadzwoń, pomożemy :)

► Pełna oferta atrakcji

Lokalizacja

Ważne by dojazd na miejsce był stosunkowo prosty i szybki dla wszystkich. Jeśli pracownicy są z jednego miasta – możesz zainwestować w autobus, który dowiezie ich na miejsce i odwiezie.  W przypadku imprezy dla klientów, którzy są z różnych części Polski lepiej zorganizować nocleg. Sprawdź dokładnie ofertę oraz opinie o obiekcie, w którym chcesz ulokować swoich klientów. Nie zaszkodzi pojechać samemu i na własne oczy zobaczyć standard oferowanych pokoi. Nie ma nic gorszego niż kiepskie zakwaterowanie i wyżywienie, które psują wrażenie po świetnych atrakcjach. Jeśli zdecydujesz  się na pomoc agencji eventowej to w dużej mierze, możesz mieć pewność, że agencja dysponuje bazą zweryfikowanych hoteli i pensjonatów, z którymi współpracują i które mogą polecić. Informacje o obiektach ( te dobre i te złe również )szybko rozchodzą się po ludziach z branży, rzadziej trafiają do klientów. Co więcej agencje z uwagi na długoletnią współpracę z hotelami - często oferują rabaty lub zniżki, których sam nie wynegocjujesz. Tak akurat to działa w przypadku naszej agencji.

► Nasz Park Rozrywki Aktywnej

Termin

Kiedyś wyraźnie występował trend organizacji imprez integracyjnych w weekendy. Teraz środek ciężkości został przeniesiony na końcówkę tygodnia. Dlaczego? Po pierwsze niewielu pracowników będzie skłonnych, aby poświęcić swój prywatny czas na sprawy służbowe. A jak to zrobią to już z konieczności a nie z przyjemności a to będzie determinowało ich samopoczucie na imprezie. Coraz więcej firm dostrzega to i nawet chwalą się tym, że nie angażują prywatnego czasu pracowników na sprawy służbowe. Wiesz, że wybierając termin imprezy w tygodniu możemy liczyć na nieco niższą cenę za pobyt w hotelu i usługi firm integracyjnych. Weekendy zawsze są oblegane w hotelach  przez gości indywidualnych, więc możliwości negocjacyjne w przypadku pobytów grupowych słabną.  Warto o tym pamiętać.

Ilość osób

Jest ogromna różnica w organizacji imprezy dla 30 osób, 130 i 1300. Sprawne zakwaterowanie w hotelu, miejsca parkingowe dla uczestników, zajęcia w terenie, które muszą przebiec zgodnie z planem, catering, czy chociażby ilość sprzętu potrzebnego do rajdu off road. Ponadto odpowiednia liczba kelnerów do obsługi bankietu, tak by każdy otrzymał posiłek o czasie i w odpowiedniej temperaturze. Ilość gości należy uzgadniać już na początku organizacji wydarzenia. Wysyłając zaproszenia zobliguj gości do terminowego potwierdzenia przybycia, na przykład na tydzień przed planowanym eventem. Około 30 % zaproszonych klientów nie przybędzie na event – taka jest ogólna średnia, którą obserwujemy przy realizacjach imprez, więc nie przejmuj się jeśli, ktoś nie pojawi się na imprezie. Przygotuj listę rezerwową i zapraszaj kolejnych uczestników -frekwencja wzrośnie. 

Budżet imprezy

Pamiętaj taniej nie zawsze oznacza … taniej! Nie chodzi oczywiście o to, byś na imprezę integracyjną przeznaczył tysiące złotych. Oszczędzać można, ale z głową. 500 złotych mniej na cateringu może zaowocować „wpadką” w postaci mało smacznego lub zimnego jedzenia. Podobnie jest z firmami integracyjnymi –  czasem lepiej powierzyć organizację całości imprezy jednej firmie, niż wynająć od nich sprzęt, a obsługą zająć się samodzielnie. W takich agencjach pracują event managerowie, którzy są przeszkoleni w kierunku animacji, potrafią zadbać o bezpieczeństwo gości i posiadają duże doświadczenie w kierowaniu integracji na odpowiednie tory. Granica między oszczędnym gospodarowaniem budżetem a utratą jakości jest bardzo cienka, jeśli nie masz odpowiedniego doświadczenia lepiej nie ryzykuj. Kogo stać na to by wydać kolejne środki na odbudowę wizerunku bo imprezowej wpadce ? Zapłacisz dwa razy, więc zachęcamy do głębszej analizy kosztów.

Negocjacje o bonusy

Bez  względu na to, czy sam zajmujesz się przygotowaniem imprezy, czy korzystasz z firmy, która się w tym specjalizuje - negocjuj ceny, pytaj o dodatkowe atrakcje czy rabaty. Może okazać się, że przy większej liczbie osób hotel jest w stanie zejść z ceny za nocleg,  catering przygotować darmowy posiłek „niespodziankę”, a agencja eventowa dorzucić do pakietu dodatkową atrakcję. Jeśli masz jakieś wątpliwości śmiało i otwarcie powiedz o nich organizatorom. Razem na pewno dojdziecie do porozumienia.

Alkohol na imprezie

Jeśli decydujesz się na podanie alkoholu na imprezie to  określ w jakiej ilości oraz w którym momencie imprezy. Większość atrakcji plenerowych wymaga od uczestników bezwzględnej trzeźwości i podpisania regulaminu, że w takim stanie właśnie się znajdują. W takich przypadkach alkohol można podać po zakończeniu wszystkich zmagań i dyscyplin, przy ognisku lub grillu na zakończenie imprezy, albo jako nagroda za całodzienny trud. Niektórzy organizatorzy całkowicie rezygnują z alkoholu przy organizacji pikników lub festynów, na które goście są zaproszeni z dziećmi. Można także sprytnie ograniczyć dostęp do piwa np. przygotować kupony – 2 piwa na osobę i nic więcej. Podsumowując alkohol – tak, ale w odpowiednim momencie i ilości.

Sprawdź swojego dostawcę usług :)

Jeśli korzystasz z usług firmy eventowej, sprawdź opinie o niej w internecie, podpytaj hotelarzy, poczytaj ich stronę internetową – poprzeglądaj zakładki o działalności firmy. Zapytaj o ilość zorganizowanych imprez w ostatnim roku, o doświadczenie i zaplecze logistyczne. Większość firm eventowych funkcjonuje wirtualnie, to w dużej mierze strona internetowa, która przyjmie każdą treść i wszystkie zdjęcia. Zwróć uwagę jak mało firm pokazuje fizyczną lokalizację swojej siedziby i osoby, które tam pracują. Teraz zastanów się dlaczego? To wirtualni pośrednicy podwykonawca, który zacznie ściągać na Twoją imprezę inny podwykonawców a to już może zaważyć na jakości eventu. Im więcej szczegółów ustalicie podczas planowania imprezy, na im więcej pytań będziesz musiał odpowiedzieć – tym większą masz pewność, że organizator naprawdę zna się na swojej pracy i przykłada się do niej z wyjątkową starannością.

Opublikowano: 2014-02-7
Tagi: outdoor
Kategorie: Porady




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00