Klasyczna impreza integracyjna cz. 1 - vademecum eventowca

team-building-mecz-anielski-04

Pierwszy sekret udanego wyjazdu to odpowiednie zbieranie informacji i zarządzanie ich treścią. Dopytywanie, planowanie, sprawdzanie ofert i wizualizacja przebiegu. Na początek zbieramy kluczowe informacje. Znasz ilość pracowników swojej firmy ? To będzie istotna zmienna w całym układzie danych. Wszyscy dojadą na imprezę? Może komuś wypadnie dyżur i będzie musiał pracować? Lista zaproszonych na imprezę to podstawa.

Wybierz termin realizacji imprezy - najlepiej skonsultować go z zarządem i sprawdzić wasz firmowy harmonogram. Istotne jest czy w danym okresie nie ma jakiś ważnych wydarzeń mogących wpłynąć na frekwencje, długich weekendów albo dni świątecznych itp. Pamiętaj, że warto również wyznaczyć termin alternatywny.

Często dobrym trikiem jest wstępne poinformowanie współpracowników o wyjeździe integracyjnym i zebranie informacji zwrotnych - odnośnie terminu, atrakcji na event i ogólnych oczekiwań pracowników. No chyba, że wyjazd jest niespodzianką :) więc wtedy pracujesz jak tajny agent. Subtelnie i skutecznie. Cel imprezy i atrakcje również skonsultuj z przełożonymi.

Mając już dużo informacji możesz rozpisać wstępną agendę całego wyjazdu.

Ten etap Twojej pracy zachęci do używania wyobraźni, musisz sobie zwizualizować przebiega takiego wyjazdu. Jeśli wolisz rozmyślać o czymś bardziej przyjemnym niż planowanie godziny serwowania kotletów to skorzystaj z naszego przykładowego zestawienia.

Klasyczna agenda: Taka agenda dla uczestników to też dobry pomysł jako załącznik do zaproszenia, wywieszona w hotelu w okolicach  recepcji dla zapominalskich albo wydrukowana i dostarczona do każdego pokoju hotelowego.

Dzień 1 data
08.45 - Zbiórka - miejsce zbiórki
09.00 - Wyjazd autokarem do Hotelu
13.00 - 13.30 Przyjazd do Hotelu i meldowanie
13.30 - 14.00 Obiad w restauracji głównej
14.00 - 14.30 Czas wolny - chwila dla siebie
14.30 - 18.30 Zbiórka przed recepcją i team building w terenie (zabrać wygodne obuwie, polar, dobry humor )
19.00 - 20.00 Kolacja w klubie nocnym
20.00 - 2.00 Disco w klubie nocnym i przekąski

Dzień 2 data
07.00 - 09.00 Śniadanie
09.00 - 10.30 Basen, sauna, jaccuzi
10.45 - 11.45 Konferencja firmowa
12.00 - Wymeldowanie z hotelu
12. 15 - Wyjazd

W razie pytań i wątpliwości proszę o kontakt.
Organizator : imię i nazwisko nr telefonu komórkowego

► Plenerowe imprezy integracyjne

Jeśli masz już zakreślony ogólny plan działania to ułatwi Ci kolejny etap pracy a mianowicie dogranie hotelu, atrakcji, autokarów. Na bazie takich informacji łatwo będzie Ci ocenić koszty przedsięwzięcia - patrząc na wstępne kosztorysy. Być może trzeba będzie poszukać tańszych rozwiązań albo wręcz przeciwnie planowany budżet imprezy będzie można jeszcze wykorzystać albo zrobić trochę oszczędności. I tu największy dylemat z oszczędności ucieszy się szef - z ilości atrakcji pracownicy.

Zapytania do hotelu albo nawet kilku obiektów - możesz wysłać jeśli masz już wybrany termin, znasz wstępną ilość osób, oraz stworzyłeś wstępną agendę - czyli będziesz umiał określić zapotrzebowanie na usługi gastronomiczne, noclegowe, konferencyjne i wszystkie inne. Warto rozeznać się cenowo. Świat hoteli rządzi się własnymi prawami. Obiekty są bardzo różne, tak samo jak różni są ich właściciele. Warto zaczerpnąć informacji z innych źródeł niż strona internetowa obiektu. W przypadku grup zorganizowanych dużo o obiektach wiedzą agencje eventowe i biura podróży bo to oni najczęściej współpracują z hotelami i mają lepsze spostrzeżenia budowane na bazie doświadczeń i porównań wynikających z codziennej pracy. Zadzwonić i podpytać zawsze warto. Doradzimy :) Wyceny hotelowe nie mają jednolitych standardów, więc na pierwszy rzut oka będzie Ci trudno porównać wartości przedstawione w kalkulacjach.

Warto zwrócić uwagę na koszt pokoju, koszt wyżywienia i upewnić się, że dana cena zawiera również koszt napojów przy posiłkach. Propozycje rozwiązania tematu dostępu do alkoholu na wieczornej dyskotece są różne. Często na wyjazdach integracyjnych pojawia się tzw. plecakówka, czyli przywieziona z trudem i mozołem - butelka, która wiele kilometrów leżakowała schowana w bagażu. Najczęściej spożywana jest w pokoju, czasami już w drodze.  Najlepsza opcja z punktu widzenia uczestników to pełen open bar - czyli nielimitowany dostęp do alkoholi i napojów w określonym czasie. Open bar można ustalić też w określonym zakresie np. piwo, wino, wódka, napoje i soki. Hotele mają gotowe zestawy takich propozycji, będą różniły się ceną podaną w rozliczeniu od osoby. Inna opcja to rozliczanie wg. spożycia. Całkiem praktyczne rozwiązanie, bo również można ustalić pewien limit np. 2000 czy 4000 zł. Zawsze możesz prosić barmana o aktualne sprawdzenie wartości limitu i w odpowiednim momencie, możesz zadecydować aby przeznaczyć dodatkowe środki. Inne rozwiązania to np. kupony czy talony na określone świadczenie - dobre rozwiązanie aby w pewien dyskretny sposób ograniczyć ilość wypijanego alkoholu, chociaż zawsze uczestnicy mogą w barze kupić coś za własne pieniądze.

Planując imprezę warto sprawdzić różne formy rozliczania i wybrać w danych okolicznościach najkorzystniejszą dla Twojej firmy.

Kolejny odcinek
Klasyczna impreza integracyjna cz. 2 - vademecum eventowca

Opublikowano: 2015-04-9
Kategorie: Porady
Tagi: event, organizacja




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00