Klasyczna impreza integracyjna cz. 2 - vademecum eventowca

team-building-ukladanka-williama-05-1

Transport uczestników.

Firm świadczących takie usługi jest sporo. Zazwyczaj wybieraj przewoźnika z miejscowości albo okolicy, z której ma rozpocząć się wyjazd. O czym warto pamiętać – kierowca autokaru, a przy dłuższych wyjazdach również jego zmiennik, będą potrzebowali noclegu w hotelu i wyżywienia. Czasami zdarzy się tak, głównie przy krótszych tarasach, że korzystniej będzie autokar odesłać do bazy i czekać na jego przyjazd tuż przed planowanym powrotem. Klasyczna metoda wyceny w przypadku przewoźników uzależniona jest od ilości kilometrów. Warto te tematy ustalić przed potwierdzeniem zamówienia autokaru.

Firma przewozowa będzie chciała ustalić miejsce zbiórki. Często wyjazdy integracyjne rozpoczynają się spod siedziby firmy. Łatwe i proste do zapamiętania miejsce i nikłe prawdopodobieństwo, że ktoś się spóźni bo zabłądzi albo będzie miał problem ze znalezieniem parkingu dla swojego auta. Inne dobre miejsca na start to dworce, parkingi przy dużych marketach (zazwyczaj przed wyjazdem, ktoś jeszcze chce wskoczyć do sklepu bo czegoś zapomniał) albo inne rekomendowane miejsce przez przewoźnika.

► Oferta imprez integracyjnych

Wybór atrakcji na zajęcia integracyjne.

Najtańsza wersja to zdecydować się na atrakcje, które hotel zapewnia na miejscu, a czasami dodaje jako gratis do pobytu grupowego. Mogą to być kręgle, dart, bilard, ping-pong. Na bazie tych najprostszych dyscyplin możesz zorganizować firmowy turniej. Jeśli możliwości finansowe sprzyjają to można zaszaleć. Przekrój atrakcji jest ogromny.

Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz – jaki ma być cel zajęć. Ogólna rekreacja, team-building, rywalizacja (szczególnie ważne gdy są przewidziane nagrody dla uczestników), fun fun fun i jeszcze raz fun.

  • Jeśli zgłosisz się do wybranej agencji eventowej podaj jej termin, ilość uczestników, cel zajęć i przewidywany czas na zajęcia oraz miejsce, gdzie będzie działa się impreza.
  • Jeśli nastawiasz się na wyjazd z dużą ilością atrakcji to hotel trzeba będzie dobrać odpowiednio do planowanych zajęć.
  • Jeśli już masz wybrany obiekt, to w oparciu o możliwości terenowe obiektu agencja eventowa zaproponuje Ci program zajęć.

W integracji występują również różne trendy – warto posłuchać propozycji od event managerów. Pora roku również będzie determinowała motyw przewodni zajęć. Różne propozycje, różne ceny – jedna decyzja. Jeśli wcześniej udało Ci się zrobić rozeznanie, czego mogą oczekiwać pracownicy, co chce osiągnąć zarząd – wybór będzie stosunkowo łatwy.

Jeśli masz już wstępne wyceny, wiesz już ile może kosztować Twój wyjazd integracyjny. Stara metoda najlepszych organizatorów uwzględnia jeszcze dodatkowe 10% sumy wszystkich kosztów na różne nieprzewidziane wcześniej wydatki. Kwestie negocjacji pozostawiamy Twoim umiejętnościom. Z reguły zawsze uda się dostać coś ekstra. O kilku praktycznych wskazówkach możesz przeczytać we wcześniejszych artykułach:

Pamiętaj jednak, że cena jest ważna ale ważniejsze jest sposób w jaki traktują Cię przedstawiciele hotelu, agencji eventowej, przewoźnika. Pamiętaj, że wybór elastycznego partnera, którym będziesz współpracował to Twoja decyzja. Zrób tak aby ułatwiać sobie zadanie.

Następny odcinek ma traktować o dogrywaniu formalności. „Papierologia” była, jest i będzie.

Umowy zawsze trzeba podpisać, zabezpiecza to interes Twój i Twojej firmy. Zastanawia nas tylko czy Was to interesuje? Dajcie znać pisząc maila: bartbo@bartbo.pl.

Opublikowano: 2015-04-28
Kategorie: Porady
Tagi: event, organizacja




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00