Klasyczna impreza integracyjna cz. 3 - vademecum eventowca

ekspresowy-telegram-03

Tak jak zadecydowaliście w e-mailach pomijamy dosyć duży fragment o dogrywaniu formalności. Nikt z nas nie jest fanem czytania o tym jak ważne jest podpisywanie umów. Ważne, że skrupulatnie to robimy :)

Czas poinformować pracowników o dokładnym planie działania i oficjalnie zaprosić na imprezę. Można to zrobić na wiele różnych sposobów e-mailem, klasyczną kartą, plakatem, logując się na stronę internetową itd. Forma nie jest aż tak istotna jak treść. Pamiętaj o tym by pracownicy do wyznaczonego terminu potwierdzili Ci obecność oraz środek transportu jakim przybędą na miejsce imprezy. Taka informacja może Cię ustrzec przed nerwowym oczekiwaniem już w dniu wyjazdu czy dana osoba a może osoby spóźniają się na zbiórkę, czy już są w drodze. To również bardzo ważna informacja przy zamawianiu autokaru – może się okazać, że można wynająć mniejszego busa (tak tak tu już rodzą się oszczędności).

Dobre zaproszenie będzie zawierało ważne informacje z punktu widzenia uczestnika.

O tym jakie planowane są atrakcje i jak trzeba być do nich przygotowanych. Odpowiedni strój od stóp do głów będzie kluczowym elementem. A każdy uczestnik chce dobrze wyglądać by dobrze się czuć i w pełni móc korzystać z wyjazdu i dobrze pojętej integracji. Jeśli zaplanujesz wszystko z dużym wyprzedzeniem możesz przesłać również agendę jako załącznik do zaproszenia albo wkomponować ją w treść zaproszenia. Zbierasz potwierdzenia od uczestników im wcześniej tym lepiej. Ostateczny termin potwierdzenia obecności wpisz na zaproszeniu. Umowy z hotelem zazwyczaj pozwalają na to by modyfikować ilość osób bez ponoszenia kosztów przy rezerwacji z dużym, ponad miesięcznym wyprzedzeniem. Zazwyczaj na 7 dni przed imprezą ta ilość może się zmienić o maksymalnie 5 % całej ilości zamówionych pokoi i 10 % zamówienia na menu i napoje. Umowy z hotelami są różne warto przeanalizować ten punkt w umowie. Czasami zdarzy się, że będziesz musiał zapłacić za pusty pokój, który hotel zarezerwował na Twoją imprezę i nie wprowadził go do sprzedaży dla innych klientów, a ktoś z uczestników Twojej imprezy integracyjnej nie dojechał. Jest to normalne, nikt nie próbuje Cię naciągnąć. Wskazana liczba uczestników i przesłana do hotelu agenda jest podstawą dla wystawiania wszelkich faktur. Agenda, lista gości wraz z listą przydziału pokoi hotelowych są załącznikiem do umowy.

Organizator w dniu wyjazdu.

Ty jako organizator musisz mieć przy sobie zestaw wszystkich przydatnych informacji. Podstawą będzie lista uczestników, agenda i wydrukowane wszystkie oferty od firm zaangażowanych w event. Tam też zazwyczaj są numery kontaktowe do osób, z którymi będziesz współpracować przez dalszą część wyjazdu. Dla własnego spokoju upewnij się, zapytaj kto będzie za co odpowiedzialny jeszcze w trakcie dogrywania eventu i poproś o kontakty. W trakcie drogi już mogą powstać przesunięcia czasowe, o których powinieneś informować hotel i agencję odpowiedzialną za teambuilding.

Jeszcze w domu możesz zerknąć w swoje notatki i odnaleźć numer do kierowcy autokaru i sprawdzić (najlepiej zrobić to do 1 h przed ) czy wyjechał z bazy i czy dotrze na miejsce startu o wyznaczonej porze. Dobrze abyś Ty na miejscu był przed wszystkimi uczestnikami :) Taka rola organizatora. Godzinę zbiórki ustaliliśmy kilkanaście minut przed planowanym odjazdem. W tym czasie spokojnie sprawdzisz czy wszyscy dotarli, załadujecie bagaże i jeśli będzie trzeba ustalicie pierwsze miejsce lub czas przerwy.

Co dalej? Skrupulatne sprawdzenie lista uczestników, czy są wszyscy i czy siedzą na swoich miejscach w autokarze. Jeśli ktoś się spóźnia to będzie chwila na ostatniego papierosa (w autokarach panuje bezwzględny zakaz palenia) i już można ruszać w drogę. W trakcie drogi możesz zyskać wiele w oczach podwykonawców jeśli dasz im informacje, że wszystko przebiega zgodnie z agendą (mogą być przesłane nawet smsem).

► Imprezy w plenerze - oferta

Zapraszamy do lektury następnego odcinka.

Poprzednie częsci poradnika:
Klasyczna impreza integracyjna cz. 1 - vademecum eventowca
Klasyczna impreza integracyjna cz. 2 - vademecum eventowca

Opublikowano: 2015-05-12
Kategorie: Porady
Tagi: event, organizacja




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00