Klasyczna impreza integracyjna cz. 4 - vademecum eventowca

dj-karaoke-impreza-firmowa-17

Jedziemy jedziemy i wreszcie autokar dotarł na miejsce.

Czas przeanalizować sytuację,której możecie spodziewać się po przyjeździe do hotelu

Witają Was przyjaźnie w recepcji, śmiało przedstaw się i powiedz, że jesteś organizatorem wyjazdu. Na pewno po paru chwilach pojawi się osoba, która będzie opiekowała się Twoją grupą w hotelu. W międzyczasie trwa meldowanie uczestników, od kilku do kilkunastu minut, w zależności od ilości osób, oraz danych jakie przesłałeś wcześniej. Recepcja może zameldować gości wcześniej do systemu na podstawie listy najlepiej ułożonej alfabetycznie wg nazwiska, pogrupowanej w pokojach. Każdy jednak musi podejść do recepcji i odebrać klucz, ale oszczędzamy w ten sposób czas na meldowanie do pokoi przez recepcjonistkę w systemie i przy wypełnianiu kart meldunkowych.

Jeśli uda Ci się stworzyć dobrą listę uczestników i wypełnić ją informacjami - uda Ci się skrócić czas pracy recepcjonistów o połowę - a to jest ważne przy bardzo dużych grupach.

Jeśli przybyliście przed rozpoczęciem doby hotelowej - poproś o dostęp do bagażowni tak aby przed obiadem zostawić rzeczy w bezpiecznym miejscu. Celowo po obiedzie uwzględniliśmy czas na kontynuowanie meldowania :) teraz rozumiesz, że dobra agenda i wizualizacja przebiegu imprezy to podstawa.

Na miejscu będziesz rozchwytywany - każdy będzie miał do Ciebie pytanie - no chyba, że dobrze przygotowałeś informacje dla uczestników wcześniej. Dzięki temu każdy, będzie wiedział, że na team-building musi się ubrać ciepło a kolacja jest w innej sali niż obiad.

Obiad smakował wszystkim głównie dlatego, że propozycji było kilka w bogatym bufecie.

Czas rozpocząć zajęcia integracyjne, zgodnie z planem zbiórka przed recepcją a tam już grupa instruktorów w zielonych polarach. ok.. tekst ma być obiektywny :) Instruktorzy od outdooru powinni czekać w umówionym miejscu. Następnie przedstawić program działania i podzielić uczestników na zespoły. Przy dużych grupach dobrze wykorzystać do tego nagłośnienie, przy mniejszych wystarczy tzw. szczekaczka albo donośny głos. Podział może być ustalony przez Ciebie odgórnie, może też być losowy. Ważne aby zajęcia były bezpieczne. Ekstremalnie bezpieczne.

► Imprezy integracyjne - oferta

Miarą skuteczności dobrej agencji eventowej specjalizującej się w takiej integracji będzie skończenie zajęć zgodnie z planem i zapewnienie wszystkich zamówionych przez Ciebie atrakcji. Podsumowanie wyników i wręczenie upominków dla najlepszych. Ważne jest też aby nawiązali z Tobą kontakt wcześniej, aby upewnić się czy nic się nie zmieniło w ilościach osób, harmonogramie czasowym, nagrodach.

Kolejny etap imprezy kolacja i wieczorna dyskoteka. Teraz to już powinno pójść z górki. Uczestnicy zaznajomili się już trochę z obiektem i obsługą, każdy mniej więcej tez już kojarzy jaki jest rozkład pomieszczeń. Gdzie znajdują się toalety i gdzie jest bar.

Trwa kolacja tym razem serwowana 4 dania tak jak miało być.

Klasyczna kolacja składa się z pozycji : przystawka może być na zimno lub ciepło, zupa, danie główne, deser. Porcje serwowane robione są tuż przed podaniem, więc ważne jest, aby w przypadku konieczności przesunięcia godziny rozpoczęcia takiej kolacji koniecznie dać znać obsłudze hotelu.

Kierownik sali (gastronomii, bankietów, event manager - różne nazwy spotykamy w branży - opiekun wieczornej imprezy) powinien zapoznać Cię z barmanem, kelnerem jeśli sam nie zostanie do końca i sprawdzić raz jeszcze w Twojej obecności czy wszystkie ustalenia odnośnie wydawania alkoholu i możliwości przedłużenia imprezy są jasne. Na około kwadrans przed wyznaczonym końcem imprezy, Twój opiekun powinien dopytać się czy na pewno kończymy imprezę. Zazwyczaj przedłużenie imprezy jest dodatkowo płatne. Przy czym warto pamiętać, że osobnym kosztem jest wynajęcie sali o godzinę dłużej i osobnym jest przedłużenie czasu pracy DJa. Koszty przedłużenia zazwyczaj wiążą się z kosztami pracy ludzi, którzy obsługują imprezę. Na tego typu wyjazdach sugerujemy zakończenie imprezy o godzinie 2.00. To taki optymalny czas, gdzie można się wyszaleć na parkiecie i jednocześnie wyspać przed następnymi atrakcjami, szkoleniem czy konferencją. Jeśli Twoja wieczorna impreza jest w innej sali niż restauracja, praktycznie każdy hotel jest w stanie przygotować bufet z drobnymi przekąskami w miejscu trwania imprezy. Warto o tym pamiętać bo dobra zabawa na parkiecie pobudza apetyt.

Impreza była udana, rano powolnym krokiem wszyscy podążają w kierunku śniadania. Zazwyczaj godziny serwowania śniadań to kilka godzin. Następny punkt agendy wskazuje o której trzeba wstać, aby wyrobić się porannym jedzeniem. Wizyta na basenie zagwarantuje rześki poranek. Szlafroki, ręczniki i jednorazowe kapcie są w hotelu. Ty po śniadaniu możesz potwierdzić kierowcy godzinę wyjazdu oraz znaleźć chwilę, aby porozmawiać z managerem obiektu. Powiedzieć mu o swoich spostrzeżeniach i podpisać wymagane dokumenty akceptujące koszty. Nasza agenda prowadzi do spotkania w sali konferencyjnej, warto tam zerknąć wcześniej czy jest rzutnik, mikrofon czy działa nagłośnienie i czy już została przygotowany zestaw kawowy. Dyrektor czy prezes chce poświęcić chwilę na omówienie spraw firmowych i rozmowę z pracownikami. Po skończonej konferencji można już się pakować i szykować do wyjazdu. Wymeldowanie gości jest procedurą prostą i tak na dobrą sprawę trwa chwilę. O ile goście nie korzystali z opcji zamawiania usług na swój pokój hotelowy. W takim wypadku będą musieli uregulować rachunki indywidualnie. Autokar potwierdzałeś wcześniej, więc czeka w umówionym miejscu przed wejściem do hotelu. Już w trakcie drogi powrotnej możesz zbierać informacje zwrotne od uczestników. Pytać o ich opinię, spostrzeżenia i uwagi, zapisując te najbardziej trafne. W niektórych firmach obowiązkowa jest do wypełnienia ankieta dotycząca wyjazdu. Po powrocie do pracy ostatnia rzecz, którą warto zrobić to sprawdzić wartości oraz tytuły faktur, które zazwyczaj przychodzą pocztą po paru dniach. I tak w telegraficznym skrócie wygląda organizacja imprezy integracyjnej. Na pewno nie wyczerpaliśmy tematu, ale może chociaż w niewielkim stopniu pokazaliśmy Ci czego możesz się spodziewać. Jeśli potrzebujesz pomocy albo innych istotnych dla Ciebie informacji - to czekamy na Twój telefon.

Poprzednie częsci poradnika:
Klasyczna impreza integracyjna cz. 1 - vademecum eventowca
Klasyczna impreza integracyjna cz. 2 - vademecum eventowca
Klasyczna impreza integracyjna cz. 3 - vademecum eventowca

Opublikowano: 2015-05-26
Kategorie: Porady
Tagi: event, organizacja




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00