Wieczór tematyczny cz.2 - vademecum eventowca

technika-sceniczna-na-event-06

Muzyka serwowana na wieczorze podobnie jak dania najlepiej smakuje na żywo :) pięknie przygotowana scena z czarną wysłonką doda imprezie parę punktów w oczach gości. Zespoły grające z parkietu nie wyglądają aż tak źle, ale z drugiej strony artyści muszą mieć scenę, jeśli jest to impreza dystyngowana o wysokiej randze. Z resztą część artystów nie zgodzi się na występ bez podwyższenia pod nogami. O czym trzeba pamiętać – występy zespołów w wersji na żywo potrzebują wcześniejszej próby. A to z kolei wymaga wcześniejszego montażu nagłośnienia, oświetlenia i sceny. Montaż AV i dekoracji jeśli taka jest potrzebna trwać może od 4 do 8 godzin, a przy potężnych realizacjach nawet cały dzień albo i dwa.

Dekoracje są różne – mogą być specjalnie tworzone pod imprezę, albo wypożyczone pod konkretną akcję. Pierwsze będą dostosowane w 100 % pod potrzeby eventu i miejsca, gdzie się dzieje akcja a te drugie będą zdecydowanie tańsze ;) Angażowanie scenografów i montażystów na prostą imprezę nie jest konieczne, śmiało można skorzystać  z wypożyczalni mebli albo dekoracji. Część wykonawców posiada własne dekoracje związane z tematem imprezy i o takim rozwiązaniu warto pamiętać.

Miejsce montażu czyli sala w hotelu czy restauracji.

Bardzo ważną kwestią w przypadku obiektów, które mają więcej niż jedną salę to ustalić, w której będzie odbywała się realizacja. To może trochę śmieszne, ale są hotele w których można znaleźć po 5 albo więcej miejsc, więc ekipa techniczna musi znać chociażby dokładną nazwę Sali, w której ma przeprowadzić montaż.

Ekipa techniczna zaczyna pracę najwcześniej i kończy najpóźniej. Zazwyczaj ich dzień pracy zaczyna się o wschodzie słońca i kończy się o wschodzie słońca. Taka praca, nikt nie mówił, że będzie łatwo. Bardzo ważne z punktu widzenia techników jest ustalenie godzin dostępności takiej sali, bo najgorsza rzecz jaka może ich spotkać to sala jeszcze zajęta przez gości, albo po poprzedniej imprezie. W hotelach o dużej popularności często tak się dzieje… zatem warto zapytać i ustalić koniecznie inne miejsce w którym można wypakować sprzęt i czekać na dostępność sali. Taka mała sztuczka.

Istotne będzie również położenie sali: parter, piętro, podziemia… to będzie determinowało czas potrzebny na wypakowanie „kejsów” ze sprzętem i przeniesienie do sali.

Idealnie jest gdy w okolice sali można podjechać samochodem. Szczególnie warto zwrócić uwagę czy zmieści się auto CIĘŻAROWE. Wtedy montaż i demontaż będzie o wiele szybszy i łatwiejszy.

Jeśli aż tak dobrze się nie uda zrobić, to koniecznie trzeba sprawdzić jakie przeszkody przy transporcie „kejsów” mogą nas spotkać po drodze. A mogą to być… schody, wąskie, długie albo kręte albo schody bez najazdów. Winda tylko osobowa w której pełno gości i stosunkowo mała powierzchnia. Niski sufit,  wąskie drzwi, długi korytarz, wąski korytarz i na dodatek kręty, albo rampa towarowa ograniczona czasowo, etc. Trasę od wypakowania sprzętu z samochodu do sali najlepiej przejść samemu aby sprawdzić czy gdzieś może być problem z wniesieniem techniki AV.

Każdy technik AV będzie zachwycony jeśli na miejscu okaże się, że na Sali jest jakiś małych schowek na akcesoria blisko sali lub na Sali. Jeśli nie ma, to większość ekip jest przygotowana i ma klika czarnych zastawek albo zasłonek by niezbędne albo zapasowe akcesoria mieć przy sobie, a nie w samochodzie na parkingu kilometr dalej (tak, zazwyczaj auta transportowe parkowane są stosunkowo daleko by nie zajmować najlepszych miejsc dla gości imprezy).

Często klienci w ramach cięcia kosztów zatrudniają kilka ekip. Ktoś inny ustawia scenę, ktoś inny nagłośnienie a ktoś inny oświetlenie. Oczywiście wszystko będzie dobrze, gdy jako pierwsza pojawi się ekipa od sceny. Bo dopiero na niej będą instalowane głośniki i lampy. O tym też trzeba pamiętać.
Ustawienie sceny to dopiero połowa sukcesu, musimy jeszcze zabezpieczyć miejsce dla realizatorów dźwięku i światła. Akustyk i świetlik powinni siedzieć na wprost od sceny, w wersji extremalnej zespół może się zgodzić by realizatorka była z boku sceny.

► Imprezy integracyjne we wnętrzach

Podwykonawcy na sali mają często ambiwalentny stosunek do siebie. Każdy chce jak najlepiej zrobić swoją cześć i mieć już wolne. Jedni będą próbowali górować nad drugimi, dlatego najwygodniej jest jeśli całość spina jedna ekipa, która ogarnia: dźwięk, światło, dekoracje, artystów, animatorów i konferansjera. Tak – to idealna praca dla agencji eventowej takiej jak nasza :D

Następny odcinek:
Wieczór tematyczny cz.3 - vademecum eventowca
 

Poprzednia część:
Wieczór tematyczny cz.1 - vademecum eventowca
 

Opublikowano: 2015-09-22
Kategorie: Porady




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00