Wieczór tematyczny cz.3 - vademecum eventowca

technika-sceniczna-na-event-22

W trakcie spotkań organizacyjnych ustal czy są w obiekcie czujniki dymu i poproś o ich wyłącznie na czas trwania imprezy. Dym sceniczny w połączeniu ze światłem daje niesamowity efekt. Lepsze WoW może tylko zrobić…wizyta straży pożarnej, która będzie chciała ugasić nieistniejący pożar w hotelu :)

Patrząc na salę balową wyobraź sobie jej ustawienie, tłum ludzi i postaraj się przewidzieć główne ciągi komunikacyjne, którymi mogą wędrować uczestnicy. Upewnij się, które drzwi będą pootwierane. Ważne jest też, którędy będą poruszać się kelnerzy wędrujący z kuchni.  Musisz zrobić w głowie pełną wizualizację miejsca gdzie będzie scena, parkiet, jak będą ustawione stoły, bufety, bar. Scena musi być w okolicach źródła prądu… tak o tym jeszcze nie mówiliśmy. Prąd będzie również kluczowy dla sukcesu tej imprezy. Oczywiście wejście 3 fazowe o odpowiednim zabezpieczeniu w Ampery :D

W rozmowach z artystami pamiętaj aby ustalić początek ich programu oraz początek imprezy (kolacji). Bardzo dobrze odbierani są organizatorzy, który zadbają o artystów i obsługę techniczną  zamawiając dla nich ciepły posiłek. Zazwyczaj jest taka opcja, aby dostali go nawet wcześniej, tylko trzeba to ustalić z dostawcą cateringu. Artyści i ekipa techniczna również będą potrzebowali miejsca aby przebrać się, ewentualnie odświeżyć i przygotować do wieczornej akcji. Pokój hotelowy to idealne miejsce. Im większego kalibru gwiazdy, tym więcej pokoi a czasami nawet całe piętro.

► Imprezy integracyjne we wnętrzach

Impreza impreza i po imprezie :D Goście rozradowani opuszczają salę i często zdarza się, że chcieliby jeszcze chociaż godzinę potańczyć. I tu pojawia się bardzo ważna kwestia – dodatkowego przedłużenia imprezy. Potrzebujemy potwierdzenia takiej możliwości po pierwsze od hotelu, bo zazwyczaj obsługa z nocnej imprezy musi przygotować salę na poranne śniadania i logistycznie może to być niewykonalne. Po drugie trzeba sprawdzić czy zespół albo Dj zgodzi się na przedłużenie swojego kontraktu. Ustal również, ile taka dodatkowa zabawa będzie kosztowała. I jeśli trzeba to podpisz stosowne oświadczenie o przedłużeniu imprezy.

Jeśli goście potańczyli godzinę dłużej to oznacza, że impreza była REWELACYJNA, a organizator śmiało może położyć się spać pełen satysfakcji.

Z technicznego punktu widzenia czas na demontaż sprzętu i dekoracji. Demontaże zazwyczaj odbywają się bezpośrednio po akcji. Niekiedy w hotelach trwa cisza nocna i ekipa będzie musiała poczekać aż do rana albo demontować tylko to co nie hałasuje. Demontowanie kratownic czyli odbijanie bolców młotkiem jest niestety do najcichszych zajęć nie należy. Ale pakowanie lamp, czy noszenie dekoracji można zrobić cicho i spokojnie. Demontaż może trwać nawet o połowę czasu mniej niż montaż. Po skończonej robocie ekipa techniczna rusza  na zasłużony odpoczynek albo dalej w trasę pracując na sukces kolejnej imprezy.

Następnie odcinki:
Wieczór tematyczny cz.1 - vademecum eventowca
Wieczór tematyczny cz.2 - vademecum eventowca

Opublikowano: 2015-10-5
Kategorie: Porady
Tagi: event, organizacja, impreza integracyjna




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00