Jak dobrze kupić, dobry event

bartbo-191-2

Event to nie jest bułka z masłem

Tego co tworzą specjaliści od organizowania zabawy nie znajdziesz na sklepowej półce. Oczywiście możesz spróbować wytworzyć coś na własną rękę, ale efekt bywa różny. Bo to co przywozi do Ciebie agencja eventowa, to nie są tylko urządzenia rekreacyjne, scena czy nagłośnie. Przecież to wszystko możesz sobie kupić. Agencja eventowa przywozi coś więcej. Przywozi spokój, Twój i twoich współpracowników, a to w dzisiejszym świecie towar ekskluzywny. Przywozi także pewność, że na imprezie, którą organizujesz, wszystko odbędzie się tak jak chcesz.

Ludzie, którzy profesjonalnie zajmują się organizacją różnych wydarzeń, to mistrzowie w uspokajaniu. Z kolei klienci szukają jak najlepszej jakości za jak najniższą cenę – to oczywiste. Poniższy tekst, pomoże w kilku krokach zrobić najlepszy event na jaki możesz sobie pozwolić.

Od czego zacząć

Określ swoje potrzeby oraz budżet jakim dysponujesz. Ze sprzedawcami eventów trzeba grać w otwarte karty. Muszą wiedzieć na co Cię stać, w innym przypadku, stracicie dużo czasu, na targowaniu się o rzeczy, których albo nie potrzebujesz, albo na które przekraczają zaplanowany budżet. Jeśli na przykład organizujesz piknik dla dzieci, to może zamiast wielkiej sceny i oświetlenia, zamówisz kolejnego dmuchańca, a nagłośnienie wybierzesz w tańszym wariancie. Podobnie będzie w przypadku koncertu, w trakcie którego technika sceniczna jest ważniejsza niż inne atrakcje, z których być może warto zrezygnować.

I nie bój się tego, że jeśli sprzedawca dowie się jaki jest Twój budżet, Twój portfel zostanie wyczyszczony do zera. Pracownicy agencji eventowych to rozsądni ludzie, jeśli twoje możliwości finansowe okażą się większe niż potrzeby, co najwyżej zaproponują dodatkowe atrakcje, na które przecież Cię stać. Nie chodzi o to, aby wydać wszystko co masz na raz, lecz o to, aby zadowolony klient wrócił z kolejnymi realizacjami, a co za tym idzie, kolejnymi budżetami.

Droga do idealnego eventu

Pamiętaj, o tym, że wyposażenie Twojego eventu, pikniku czy koncertu, będzie musiało skądś przyjechać samochodami, które zużywają paliwo. Agencja eventowa, z pewnością doliczy koszty transportu. W związku z tym, pomyśl o tym, aby zamówić od jednego dostawcy kilka atrakcji. Możesz w ten sposób oszczędzić sporo gotówki. Jednym samochodem można przywieźć kilka dmuchanych zjeżdżalni i jeszcze animatorów do organizowania rozrywki dzieciom. Temat hurtowego kupowania w tej branży jest o wiele szerszy. Bo jeśli chcesz zorganizować kilkudniową imprezę integracyjną, połączoną ze szkoleniem, wieczorną galą i grą terenową, zapytaj, czy jedna agencja, może to wszystko zrobić sama.

Zamiast kilkunastu podwykonawców, których działania ktoś i tak będzie musiał koordynować, otrzymasz jeden numer telefonu do człowieka, którego będzie można zapytać o wszystko. Takie rozwiązanie to znowu oszczędność. Przede wszystkim czasu, którego nie zmarnujesz na spotkania z kilkoma podwykonawcami. Całą robotę weźmie na siebie jeden event manager.

Kalendarz prawdę Ci powie

Ostatnia dobra rada, to uważne przestudiowanie kalendarza. To może być prawdziwa brzytwa do cięcia kosztów. Jeśli nie organizujesz wydarzenia, które związane jest z jakąś konkretna datą np. jubileusz firmy, zapytaj sprzedawcę o terminy, w których jego kalendarz świeci pustkami. Szczyt eventowego sezonu zaczyna się w maju i trwa praktycznie do pierwszych dni wakacji. Podobnie jest wczesną jesienią. Wrzesień i październik to czas wzmożonego wysiłku organizatorów imprez.

A może swoje plany przeniesiesz na kwiecień, albo listopad. To dobry pomysł, zwłaszcza gdy event i tak ma się odbyć pod dachem np. w hotelu. W ten sposób zyskasz dodatkowe argumenty, które pomogą obniżyć wycenę wydarzenia. Zarówno w samym obiekcie, jak i u wykonawców. Dodatkowym atutem będzie fakt, że poza sezonem, wszystko to co może zaproponować sprzedawca, na pewno będzie leżało na półce i czekało na klienta, w gorącym sezonie obowiązuje zasada „kto pierwszy ten lepszy”.

Zapytaj swojego Event Managera

Organizatorzy imprez to ludzie, od których wiele się można nauczyć. A co najważniejsze, chętnie dzielą się swoją wiedzą dotyczącą tego co robią. Na pewno uczestniczyli w niejednym wydarzeniu, czasem nawet współtworząc je „gołymi rękami”. Znają eventowe zakamarki i pułapki, czające się na każdym kroku, wiedzą jak je omijać. Ta wiedza, może być bezcenna, bo dzięki niej, można oszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Wystarczy skorzystać z ich doświadczenia, wystarczy zapytać i wysłuchać.

Oczywiście to od klienta będzie zależało, co zrobi, lecz mając więcej informacji, można podjąć lepszą decyzję. Event managerowie to chodzące kopalnie wiedzy, a ich eksploatacja może być bardzo opłacalna. Przy okazji są niezwykle pozytywnymi osobami, w końcu sprzedają radość i zadowolenie, co wcale nie jest taką łatwą pracą. Na co dzień zmagają się z wieloma stresującymi sytuacjami, jednak ich doświadczenie i elastyczność, pozwalają zawsze wyjść obronną ręką.
 

Najważniejsza jest rozmowa z człowiekiem

Powyższe sugestie skłaniają niewątpliwie do konkluzji, że najważniejsza jest rozmowa. Poznaj lepiej swojego event managera i daj się lepiej poznać.

Spotkaj się, porozmawiaj, powiedz czego potrzebujesz. Dzięki tej najprostszej, ostatniej zasadzie, powstanie coś niesamowitego – Twój wymarzony idealny event.
Jeśli chcesz poznać najwspanialszą ekipę twórców eventowej radości, obejrzyj poniższe zdjęcia. To my, event managerowie Bartbo. Jeśli chcesz się z nami skontaktować, kliknij TU

Cały czas pracujemy dla Ciebie.

 


 

Opublikowano: 2019-08-23
Tagi: team building, event
Charakter eventu: Impreza dla klientów
Region: Twoje miejsce
Kategorie: Aktualności, Porady




Poznaj nas


Bartbo Sp. z o.o.
Butryny 100
10-687 Olsztyn
tel. 89 513 32 82
bartbo@bartbo.pl

Biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 08:00-18:00