Chyba największą zmorą każdego organizatora imprez plenerowych jest nagłe załamanie pogody. Dla ich realizatorów – również. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście przeniesienie eventu do wnętrza, jeśli wybrany scenariusz na to pozwala. Możemy przenieść niektóre elementy lub w inny sposób ograniczyć obecność uczestników na zewnątrz. Co jednak w przypadku typowych eventów outdoorowych ?
W większości przypadków nie musisz wcale rezygnować z różnorodnego programu, oferującego aktywności na świeżym powietrzu, jeśli odpowiednio się do tego przygotujesz. Sprawdź, jak zadbać o zabezpieczenie imprezy na wypadek niepogody!
Pogoda a eventy plenerowe – jak się przygotować?
Co prawda nie znaleźliśmy jeszcze sposobu na odegnanie niesprzyjających warunków pogodowych. W tym zakresie mamy ograniczone możliwości. Możesz jednak częściowo wyeliminować wpływ pogody na Twój event outdoorowy, podejmując działania prewencyjne oraz zapewniając uczestnikom pewne udogodnienia. Jak przygotować się na niepogodę? Warto przede wszystkim:
- przeczekać najgorszy moment – czyli przesunąć godzinę rozpoczęcia imprezy. Krótkotrwałe oberwanie chmury nie musi oznaczać końca eventu;
- rozstawić wcześniej halę lub namioty – wynajem namiotów eventowych lub hali uzgodnisz telefonicznie z naszym sprzedawcą;
- zapewnić uczestnikom parasole lub jednorazowe płaszcze przeciwdeszczowe – uratowały one już niejedną naszą imprezę, a humor i entuzjazm uczestników były większe niż siła żywiołu;
- upewnić się, że dmuchańce są solidnie zakotwiczone do gruntu – jest to szczególnie ważne w przypadku silnego natężenia wiatru. W razie nagłych zmian pogody dmuchańce należy odpowiednio szybko odłączyć od dmuchaw;
- zapewnić dostęp do wody mineralnej dla uczestników latem, a także do ciepłej herbaty lub kawy zimą – doskwierający upał lub, wręcz przeciwnie, siarczysty mróz to również niesprzyjające warunki pogodowe, które należy wziąć pod uwagę, planując event outdoorowy.
Prognoza pogody na event – zmniejsz ryzyko, wybierając dobry termin
Organizacja eventów plenerowych jest oparta na rozsądnym planowaniu. Oczywiście ciężko przewidzieć warunki pogodowe, ale raczej nie powinniśmy spodziewać się idealnej pogody na imprezę w połowie marca czy kwietnia. Jeśli nie jesteśmy w stanie przezwyciężyć złej aury, warto wykorzystać siłę żywiołu, aby działała na naszą korzyść. Planując event outdoorowy wiosną, proponujemy raczej survivalowe scenariusze, w myśl zasady – im gorsza pogoda, tym lepsza zabawa.
Wydarzenie na świeżym powietrzu – co ze sobą zabrać?
Dbając o dobre doświadczenia uczestników podczas imprezy plenerowej w niepewną pogodę, poinformuj ich, aby zabrali ze sobą odpowiednie obuwie i ubrania (np. buty trekkingowe na zmianę czy kurtki przeciwdeszczowe). Ze swojej strony możemy zaoferować uczestnikom ochronę w postaci mundurów wojskowych, w których można się brudzić do woli. Zdążyło nam się już kiedyś prowadzić off-road dla 60 Panów w garniturach. Po godzinie ich garnitury nie różniły się niczym od standardowego moro, ale wrażenia uczestników były bezcenne!
Jeśli szukasz inspiracji na nietypowy event plenerowy, mamy ogromny wybór możliwości i sprzętu – dysponujemy trzema dużymi magazynami pełnymi niezbędnego wyposażenia. Od klasycznych rozwiązań po najbardziej kreatywne pomysły – sprawdź ofertę agencji Bartbo i znajdź coś idealnego dla siebie!
Impreza plenerowa – alternatywne plany
Bądź gotowy na wszystko i zaplanuj wcześniej wariant alternatywny dopasowany do warunków pogodowych! Jakie masz opcje, korzystając z naszych usług?
- Sprzęt awaryjny w pogotowiu
Parę godzin przed imprezą decydujesz, jak będzie przebiegać impreza. Taki wariant alternatywny jest dodatkowo płatny, ponieważ sprzęt „awaryjny” jedzie na Twoją imprezę i czeka w tzw. pogotowiu. Minusem są większe koszty – płaci się za imprezę podstawową i sprzęt na wypadek deszczu.
- Zmiana planów na 3 dni przed imprezą
Druga alternatywa wiąże się z wykonaniem jednego ważnego telefonu. Możemy umówić się z organizatorem, że na 3 dni przed imprezą zadecyduje o zmianie scenariusza i nie będzie to związane związany z dodatkowymi kosztami, a jedynie z ryzykiem, że zwlekając z decyzją do ostatniej chwili, nie zagwarantuje sobie dostępności wszystkich urządzeń. Prowadzimy czasami kilkanaście imprez dziennie, ale staramy się, by sprzętu i scenariuszy o uniwersalnym zastosowaniu było u nas jak najwięcej.
Zaraz będzie ciemno…
W przypadku szybko zapadających ciemności jedyna rada to wcześnie zaczynać zajęcia outdoorowe tak by program kończył się przed godziną 16.00. Jedyne oświetlenie eventowe, które jesteśmy w stanie przygotować na plenerowej imprezie to zestaw halogenów podłączonych do agregatu prądotwórczego, który możemy przetransportować w każde miejsce. Efekt jest o tyle dobry, że zapewnia wystarczającą ilość światła, by przeprowadzić działania terenowe na stanowiskach, jednak nie jest to naturalne światło, które tak pozytywnie działa na nasze samopoczucie. Co więcej, niekiedy zdarza nam się prowadzić scenariusz po zmroku, uczestnicy uczą się, jak na podstawie gwiazdy polarnej określić kierunek północy i prawidłowo obrać kierunek marszu – przy pomocy światła chemicznego wytyczany jest szlak przejścia, tak by zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom. Do tego zestaw latarek dla uczestników i zabawa nabiera zupełnie innego wymiaru.
Wybór lokalizacji eventu w plenerze
Na wybór lokalizacji w plenerze wpływa przede wszystkim wielkość przestrzeni, która musi być dopasowana do liczby uczestników i rodzaju wydarzenia. Ważnym czynnikiem jest również dostępność miejsca – zarówno komunikacyjna, jak i logistyczna. Lokalizacja powinna oferować odpowiednie zaplecze techniczne (np. zabezpieczenie prądowe) i sanitarne (woda, toalety), co nie tylko ułatwi organizację eventu, lecz także ograniczy jego koszty.
Stworzyliśmy takie miejsce pod Olsztynem! Park Rozrywki Bartbo to miejsce stworzone przez eventowców dla wszystkich organizatorów – profesjonalnych i okazjonalnych. Realizujemy zarówno imprezy kameralne, jak i duże, skomplikowane eventy masowe. 18 ha terenu, zaplecze gastronomiczne, zaplecze sanitarne, urokliwa przestrzeń i parking na kilkaset samochodów. Do tego pełne i kompleksowe wsparcie naszych doświadczonych Event Managerów – skup się na tym, co dla Ciebie najważniejsze, a całą resztę zostaw w dobrych rękach.
